Organiser la gouvernance des pratiques de veille est devenu un impératif stratégique dans les entreprises ! A force d’entendre parler de Big Data, de stratégies Data Driven et de voir malgré tout les pratiques de recherche Google se généraliser parmi les collaborateurs, il était évident que nous allions assister à des errements dans la gouvernance des données.

Alors que les pratiques de veille, pour peu qu’elles soient correctement organisées, contribuent largement à l’amélioration de l’intelligence économique comme de la gestion des connaissances et méritent d’être prises au sérieux. De plus, même si certains services sont davantage consommateurs que d’autres, toutes les directions et de nombreux collaborateurs souhaitent de plus en plus accéder aux résultats de la veille augmentant ainsi sa dimension transverse et exigeant de savoir à qui l’on doit la rattacher ?

L’équipe IXXO est régulièrement confrontée à ces interrogations lors des projets de déploiement de notre logiciel de veille IXXO Web Mining : quelle structure doit-on mettre en place pour notre cellule de veille ? Doit-on avoir une approche centralisée ou décentralisée ? Bref, quelle gouvernance choisir pour cette veille devenue si stratégique ?

 

La veille concerne toutes les directions de l’entreprise

Quelle que soit la taille des entreprises, de la PME à la multinationale en passant par les pôles de compétitivité, les résultats issus de la veille peuvent être bénéfiques pour tous les collaborateurs.  Ces derniers sont désormais pleinement conscients que l’accès rapide aux bonnes informations facilite grandement leurs prises de décisions au quotidien et c’est pourquoi ils pratiquent déjà la veille de manière individuelle à leur niveau :

  • La R&D, consommatrice historique de la veille technologique, est en permanence à l’écoute du marché et des innovations pour disposer des bons indicateurs sur leurs projets en cours de développement.
  • La direction des ressources humaines veille en permanence pour identifier des candidats ou futurs diplômés à fort potentiel et ainsi faire évoluer son vivier de compétences pour subvenir aux besoins de recrutement en temps utiles.
  • Sans oublier les directions commerciales et marketing qui en demandent chaque jour davantage pour exploiter les données du BigData et s’informer de manière plus précise sur les actualités de leurs clients, trouver de nouveaux prospects et partenaires ainsi que surveiller les stratégies des concurrents.

 

La veille est donc au service de tous les collaborateurs de l’entreprise

Et le système de veille peut faire un lien très fort entre le stratégique et l’opérationnel car si les objectifs de veille sont définis en fonction des axes stratégiques de l’entreprise, les résultats issus des recherches et analyses de données collectées serviront à prendre de meilleures décisions liées à des projets opérationnels concrets… De quoi garantir un certain ROI pour le projet de veille.

 

Alors, comment organiser les pratiques de veille ?

L’organisation de la cellule de veille dans l’entreprise et, plus largement des ressources impliquées et outils utilisés, doit déjà permettre de maîtriser le patrimoine informationnel de l’entreprise. Or ce patrimoine est souvent largement sous exploité par une minorité de personnes voire parfois banalisé lorsque la veille est confiée en mode projet à une équipe peu qualifiée, composée de stagiaires par exemple.

Organiser avec succès la veille dans l’entreprise exige de valoriser l’utilité et la valeur des informations. Pour cela, il faut définir à la fois une organisation globale et permanente de la veille, avec une équipe dédiée, ainsi qu’une cartographie précise des types de données à collecter en fonction des objectifs stratégiques de l’entreprise pour préparer ensuite la manière dont on partagera les informations essentielles.

La question n’est pas tant de savoir si la pratique de la veille doit être centralisée ou décentralisée car tous les collaborateurs de l’entreprise peuvent être des veilleurs potentiels. Il est donc préférable que le stockage des données et résultats issus de la veille soient centralisés mais que leur collecte puisse quant à elle rester décentralisée grâce à une plateforme collaborative de veille qui contribuera également à développer une culture d’entreprise orientée sur le partage des informations et de la gestion des connaissances. D’où cette question fondamentale de gouvernance de la veille dans l’entreprise…

 

A qui rattacher la cellule de veille dans l’entreprise ?

La cellule de veille va donc être le fil conducteur transverse sur la gouvernance du patrimoine informationnel de l’entreprise et mérite pour cela d’être rattachée à la direction générale. Certes, ce n’est pas toujours possible car on pourrait penser qu’il y a d’autres priorités mais il ne faut pas perdre de vue que la veille stratégique est fondamentale pour contribuer à la croissance et au développement de toutes les entreprises.

Par expérience, lorsque la cellule de veille n’est pas rattachée à la direction générale, les responsabilités de collecte et de partage d’informations peuvent être diluées, entraînant ainsi des niveaux très variables dans la qualité comme dans le partage des résultats. En effet, lorsque la cellule de veille est rattachée à une direction métier en particulier, on peut rapidement perdre ce fil conducteur transverse. Les priorités définies pour la veille pourraient privilégier les besoins de cette direction voire tomber dans le pilotage par l’urgence de l’information, c’est-à-dire travailler selon des objectifs à court-terme qui créeraient inévitablement des déceptions pour les autres utilisateurs du système de veille…

Une autre raison justifiant de rattacher la cellule de veille à la direction générale est liée à l’importance croissante de sécurisation des données et de gestion de leur confidentialité. La direction générale a les moyens d’influer sur le schéma directeur du système d’information pour renforcer le système de veille avec une stratégie DLP (Data Loss ou « Leak » Prevention). Le patrimoine informationnel de l’entreprise doit en effet faire l’objet d’une protection contre la fuite de données sensibles, qu’elle soit accidentelle ou intentionnelle. A ce propos, externaliser son système d’information et ses espaces de stockage n’est pas une décision banale, surtout si les solutions Cloud retenues sont installées physiquement outre Atlantique relevant ainsi de lois méconnues dans l’hexagone. La tendance est donc assurément à une maîtrise de plus en plus grande de la qualité et de l’utilisation des données comme en témoigne l’adoption de la réglementation GDPR (General Data Protection Regulation) prévue pour 2018. Le législateur confirme ainsi ses exigences en matière de protection des données au sein de l’Union européenne.

 

La veille est une pratique stratégique pour l’entreprise qui doit garantir à la fois sa sécurité et son partage au sein de toute l’organisation. Lorsque tous les collaborateurs de l’entreprise sont contributeurs et bénéficiaires des résultats de la veille au sein d’un environnement commun, l’entreprise renforce sa compétitivité et entre dans le cercle vertueux du partage de l’information franchissant ainsi un pas considérable dans la gestion des connaissances.

Pour vous aider dans cette démarche, l’équipe IXXO a synthétisé dans un Ebook les fruits de nos retours d’expériences auprès de PME et grandes entreprises dans la mise en place de projets de veille collaborative afin de rendre votre entreprise réellement apprenante.

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